Dentro de las herramientas de gestión de agencias de viaje que utilizas en el día a día, hay algunas que no por conocidas dejan de ser imprescindibles. Lo curioso es que muchas veces no se utilizan. Quiero recordarte 3 que quizá hayas dejado de usar o que no utilizas correctamente.

Estas 3 son:

  • Agenda
  • Listas
  • Correo electrónico

Sé de sobra que son archiconocidas y que las usas. De hecho el e-mail ocupa una gran parte de tu tiempo ¿verdad?. Voy a intentar darte otro punto de vista sobre cada una de ellas a ver qué te parece

 

3 Herramientas de gestión del tiempo

 

Agenda

Es un dispositivo de papel o electrónico que ya conoces. Te recomiendo que a partir de hoy marques solo 3 cosas:

  1. Citas. Si has quedado con alguien
  2. Dead lines. Es decir, ese momento en el que si no has hecho algo va a pasar algo (malo casi siempre). Por ejemplo, «último momento para pagar autónomos» o «hora límite para emitir tal cual billete»
  3. Recordatorios. Pregúntate si está hecho lo que debería estar hecho. Por ejemplo, si estás esperando un presupuesto de una mayorista para un grupo  y te dijeron que te lo enviaban en esta semana, pregúntate ¿he recibido el presupuesto de la mayorista tal para el grupo x?. O si un cliente quedó contigo en pasarse entre el jueves y el viernes a pagar, pregúntate el viernes a última hora ¿ha venido el Sr. X a pagar su anticipo?

Además de esto, marca en un color que se vea cual es LA ROCA del día.  La roca es esa actividad realmente importante para tu negocio. De ese modo la vas a tener siempre clara en tu agenda aquello que es tu misión prioritaria. Hablamos anteriormente de esto en otro artículo sobre gestión del tiempo que si no has leído, te invito a que hagas ahora mismo.

Utiliza, dentro de tus herramientas de gestión, la agenda de esta manera y verás como te funciona.

Listas

Dentro de las herramientas de gestión están las listas. Listas de cosas importantes que te permiten tener tu cabeza vacía constantemente. Si todo lo dejas en la cabeza llegará un momento en que te equivoques. Lo mejor es dejarlo todo en listas y olvidarte de ello hasta que vuelvas a mirar tu lista. Digamos que esto deja espacio libre en tu cabeza para dedicar todas tus neuronas a realizar tareas importantes como tomar decisiones correctamente y cosas así.

Ten un cuaderno (o lo que quieras) para listas personales y otra para listas del trabajo. Te pongo ejemplos:

Listas personales:

  • Compra en el super
  • Llamadas pendientes
  • Cenas con amigos pendientes de agendar
  • Bricolaje pendiente
  • Gestiones administrativas

Listas del trabajo

  • Llamadas a clientes pendientes
  • Presupuestos pendientes de hacer
  • Compras
  • Pagos
  • Tareas administrativas
  • Ideas para poner en marcha

Abre tanta listas como sea necesario y úsalas como el cubo donde vas a poner tus pensamientos para que no te ocupen lugar en la cabeza. Pasa acciones de una lista a otra, me explico.

Si te encontraste un cliente por la calle que te pidió que  le llamaras para que te hablase de sus vacaciones, tendrás una tarea pendiente en llamadas a clientes que sea: «llamar a Mercedes para preguntarle donde va de vacaciones este año». Pues bien, en cuanto hables con ella, tacha esa tarea de la lista de llamadas y anota en la lista de «Presupuestos pendientes de hacer» la tarea que te ha encomendado ese cliente.

Ah! y si te ha puesto un tiempo determinado porque se reúne con la familia para hablar de esto, ponte un dead line en la agenda. En caso contrario ponte un recordatorio ¿A que te gustan las listas? A mi me encantan.

 

Ilustración para post herramientas de gestión del tiempo en agencias de viaje

Correo electrónico

Otra de las herramientas de gestión que más se utiliza pero no siempre bien. Aprende a gestionar el correo electrónico. Dediqué un post completo a este asunto que te puede ahorrar horas de tiempo para que las dediques a lo que quieras.

Te haré un resúmen pero lo ideal es que te leas el post sobre cómo gestionar el e-mail de manera eficiente. Te dejo el enlace, pero aquí tienes el resúmen:

  • Crea carpetas de procesamiento. Caliente, templado y frio.
  • Crea carpetas de almacenamiento, por ejemplo de ofertas. También subcarpetas por destinos o mayoristas
  • Crea reglas y filtros para que se archiven solos en la carpeta que corresponda
  • Elige un día o una hora para revisar cada carpetas de almacenaje
  • Haz plantillas con los textos que más utilices
  • Establece las horas en las que vas a darle a «enviar y recibir»
  • Responde enseguida aquellos e-mails que puedas responder en un minuto o menos
  • Envía un correo por cada acción en lugar de responder siempre sobre el mismo
  • Escribe en asunto palabras clave que te permitan recuperar los correos más adelante fácilmente

Son reglas básicas para manejarte mejor en el día a día. Sobre todo con el e-mail, que es uno de los ladrones de tiempo más importantes que hay en las agencias de viaje.

Si quieres entrar en profundidad en otras herramientas de gestión del tiempo te dejo un vídeo que te aporta algunas ideas:

 

 

La idea es que con estas 3 herramientas gestiones mejor tu tiempo y tengas la sensación de controlar tu vida en lugar de que te la controlen otros.

¿Usabas de esta manera estas 3 herramientas?¿Cuales son tus herramientas de gestión del tiempo favoritas?

Aprende las herramientas necesarias para poner en marcha tus ideas y proyectos en el sector del turismo y a atraer a los mejores clientes.

El audio que regalo con la suscripción cuento cuál es la clave principal para montar un sistema de ventas que funcione. 

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