La gestión del tiempo en agencias de viaje es un tema que seguro te va a interesar mucho. ¿Cuantas veces has utilizado la frase «no tengo tiempo» como excusa para justificar un retraso? Cientos de veces, yo también. En realidad tienes el mismo tiempo que todo el resto del planeta, lo que ocurre es que muchas veces no lo administras del todo correctamente.
Así que a partir de hoy borra esa frase de «no tengo tiempo de tu vocabulario». En tu cerebro coméntate a ti mismo que estás aprendiendo a gestionar tus prioridades y a los clientes cualquier otra cosa.
Claves para la gestión del tiempo en agencias de viaje
Elabora una lista de pendientes
Coge un cuaderno y elabora una gran lista con todo lo que tengas pendiente. No me refiero no solo a cosas pendientes con tus reservas, clientes, etc. Me refiero también a cosas como pintar el local, engrasar la puerta para que no suene al abrir la puerta, renovar mi logo de hace 20 año, etc. Cosas que tengas en la cabeza y que quieras hacer pero que nunca haces.
También cosas pendientes con tus expedientes, cotizaciones, etc. Apúntalo todo. Te saldrán cientos de cosas, no te preocupes, es normal.
Decide qué es importante y qué no vas a hacer nunca
¿Ya tienes tu lista? Seguimos
A partir de aquí, te propongo una cosa. Quédate con aquello en lo que te vas a ocupar de verdad y hazlo lo antes posible. Me refiero a que lo hagas lo más cercano en el tiempo que seas capaz. Si tienes que engrasar la puerta, llama a tu cuñado y que traiga el 3 en 1 para hacerlo. Si quieres pintar, llama al pintor (o agéndate un día concreto para hacerlo tu mismo) para que lo haga. Cuando hayas decidido lo que vas a hacer de verdad, el resto….a la basura. Si tienes pendiente cambiar de empresa aseguradora pero no lo vas a hacer, olvídate, a la basura.
Quédate con lo que vayas a hacer.
Quédate finalmente con una lista lo más breve que puedas.
Siempre te quedarán cosas para el día siguiente por cuestiones técnicas. Pero no pasa nada, como están en el papel, no están en tu cabeza.
Identifica los ladrones de tiempo
Dentro de la gestión del tiempo en agencias de viaje tienes un enemigo. Nos encantan los ladrones de tiempo. Nos encantan porque nos quitan de hacer lo importante que muchas veces no es lo que más nos apetece, con lo cual nos aferramos a esos ladrones de tiempo. Son cosas que te piden mucho (tiempo) y te dan muy poco a cambio. Bueno, en realidad sí que nos dan una cosa:
La sensación de estar haciendo algo en lugar de estar haciendo lo realmente importante.
¿Qué es lo primero que haces al llegar a la oficina? Chequear el e-mail, probablemente. ¿Me equivoco? ¿Cuanto tiempo le dedicas a chequear el e-mail y tenerlo «al día»? Mucho, ya lo se. ¿Te merece la pena? Ya sé que hay cosas importantes en el email, pero estarás conmigo en que la mayoría son ofertas y cosas así que nunca miras ¿si o no?.
En otro post te indico cómo gestionar el correo electrónico correctamente. Pero de momento identifica estos ladrones de tiempo y mira lo que te ofrecen a cambio y si te merece la pena dedicarles tanto tiempo.
Haz lo mismo en menos tiempo
Una de las claves más importantes para la correcta gestión del tiempo en agencias de viaje pasa por plantearte hacer el mismo trabajo pero tardando un 20% menos de tiempo. Si te concentras lo consigues, te lo aseguro.
Hay un manera muy sencilla de lograr esto y es eliminando distracciones. Quítate las alertas inútiles del Facebook, Twitter o Linkedin. En lugar de recibir alertas del Whatsapp, decide qué momentos del día vas a dedicar a revisarlo. Aunque sea cada hora. Lo que tú decidas me parece bien, pero si cada vez que recibes una notificación, pierdes la concentración y te dedicas a mirar el teléfono, esos segundos, sumados durante todo un día son horas de trabajo y concentración perdidas. Por tanto:
- Elimina las distracciones
- Concéntrate para hacer lo mismo en un 20% menos de tiempo
Eso significa que en una jornada de 8 horas, estarás ganando más de hora y media de tiempo que puedes dedicar a pensar, a hacer seguimiento de ventas o a hacer tareas pendientes de tu lista de pendientes
Planifica y organiza
No es lo mismo trabajar que organizar el trabajo. Por cada hora que dediques a organizar el trabajo, estás ahorrando el doble de tiempo en trabajar. Te lo pongo en grande y negrita para que te acuerdes:
Por cada hora que dediques a organizar el trabajo, estás ahorrando el doble de tiempo en trabajar
Habitualmente se pierde mucho tiempo en pensar qué es lo que tengo que hacer. Te pones a mirar carpetas, a revisar expedientes, a revisar el email para leer qué te dijo el cliente. Entre medias me cruzo con otro mail de la Oficina de Turismo de Noruega que me invita a un Workshop. Entonces llamo a mi colega de la otra agencia para ver si quiere ir…y así un hora.
Para evitar esto, dedica media hora al final del día a planificar el día siguiente todo lo que puedas. Utiliza la herramienta que más te guste pero utiliza una, aunque sea una hoja de papel. Escribe qué vas a hacer cada hora, a qué hora vas mirar las redes sociales incluso, a qué hora vas a revisar el e-mail, todo. De este modo cuando te sientes a trabajar sabrás exactamente qué hacer en ese momento en lugar de hacer eso que haces siempre al llegar a la oficina ¿que es? Eso, mirar el -mail.
Acerca de la planificación hay mucha literatura dentro y fuera de la red. De momento te dejo enlace a un artículo muy interesante que he encontrado acerca de la planificación
Elije una roca
Cuando digo que elijas una roca me refiero a ese algo que es realmente importante y que lo voy a poner como prioridad uno frente a todo lo demás. Yo te diría que eligieras una roca relacionada con la venta, es decir, algo que te lleve a vender más, pero elíjelo tú. Entonces esa roca la vamos a poner ¿dónde? exacto, a primera hora del día.
Que no digo que no mires el e-mail antes de dedicarte a la roca, porque a lo mejor estás esperando un correo importante que debe llegar de madrugada, pero si lo haces hazlo de la siguiente manera:
- Abres el e-mail
- Identificas si te ha llegado lo que estabas esperando
- si en el apartado de asunto no vislumbras ninguna urgencia, vuelve a cerrarlo
- Dedícate a la roca
Te insisto mucho en el e-mail porque veo a diario el tiempo que se pierde tanto aquí como en las redes sociales.
Elige un rato sin distracciones
Sobre todo para los que estáis más de uno en vuestros negocios. Elige un rato, el que tú quieras, media hora, una hora en la que no admitas distracciones. Se trata de lograr una concentración muy profunda. Además crea un código para esto. Ponte un totem delante, un semáforo pintado en una cartulina, lo que quieras, pero ese rato no estás para nadie.
Si estás tú solo es más difícil pero elige por lo meno una hora (aunque lo ideal son 2) en el momento de menos afluencia de público.
Si estás en local a la calle, pon un cartel de «vuelvo a las 10.30». No va a pasar nada, en serio. Ese rato va a ser tu momento en el que vas a trabajar a toda máquina para quitarte asuntos pendientes de manera eficaz y sin distracciones. Por supuesto apaga teléfonos, «avisómetros» (notificaciones) y cualquier cosa que te distraiga. Hay una tecla en tu smartphone que pone «silencio». ¿A que no lo sabías? Pues en tu rato de silencio pulsa la tecla de silencio y pon el teléfono boca abajo para no distraerte. No pasa nada, en serio. Yo lo hago y sigo vivo.
Decide tu rato de ocio
Decide qué rato o ratos vas a dedicar a las distracciones. Dedica ese tiempo al café, a llamar a fulanito para ir al workshop, a mirar tu correo personal, a mirar tu cuenta personal de Facebook, etc. Ese es tu rato de ocio, de dispersión. De este modo ya tenemos asignado un tiempo para dispersión. Una vez que lo tenemos integrado como habito nos va a producir una paz mental de la que no has disfrutado hasta ahora.
Elimina las reuniones
Si hay algo inútil o rozando la inutilidad son las reuniones. Si las eliminas va a mejorar la gestión del tiempo en agencias de viaje de un modo no visto hasta el momento. La mayoría de las reuniones no valen para nada. Si no puedes eliminarlas minimízalas y si no te queda otra pon las reuniones antes de la hora de comer. Todo el mundo tiene ganas de terminar pronto a esa hora para irse a comer.
Mientras escribo este post trabajo en una empresa con sede en Mallorca. Mis jefes están allí. Mantenemos una sola reunión por Skype cada 15 días si no hay nada urgente. Hay orden del día. Pero lo más importante es que se habla de lo que hemos dicho que vamos a hablar. El resto para otro momento. Es una gozada, te lo aseguro.
Te dejo un vídeo sobre cómo gestionar correctamente una reunión:
Di que no a casi todo
Decimos que sí a todo y al final no nos caben todas las cosas en nuestro día y nos queda una lista de asuntos pendientes interminables. Di que no a todo aquello que no te interese o que no sea prioritario en tus objetivos. Luego si te encaja te anotas lo que sea y listo. Pero de primeras di que si exclusivamente lo que sea prioritario.
La idea con estas 8 claves es simplificar los procesos para que todo sea más sencillo y ganes horas para hacer cosas importantes. Ese es el objetivo.
¿Qué tal te organizas en tu día a día?¿Te parecen interesantes los consejos?¿Nos aportas alguno más?