La gestión correcta del correo electrónico se vuelve imprescindible si quieres echar definitivamente de tu agencia de viajes a uno de los ladrones de tiempo más avispados que habitan en tu negocio. Bandejas de entrada con cientos de e-mails que no paran de crecer. Lo veo diariamente en las agencias. Seguramente perderás mucho tiempo al cabo del día en gestionar esa bandeja de entrada y todo lo que le llega.
Esto se acabó. Vamos a ver qué técnicas puedes aplicar para dedicarle el tiempo justo y necesario a esta herramienta inevitable.
Claves para la gestión correcta del correo electrónico
En todas las agencias y en la tuya también se reciben cientos de e-mails al día. Por tanto, se hace imprescindible lograr la gestión correcta del correo electrónico para no perder un montón de horas a la semana en gestionarlo. Te voy a ayudar en esta tarea aportando algunas herramientas y trucos que hagan que esta lucha con el correo electrónico sea menos ardua. Vas a ganar en tranquilidad y sobre todo en gestión de tu tiempo.
Diferencia entre procesar y responder
No es lo mismo procesar el correo que responder el correo.
- Procesar es establecer prioridades entre los correos electrónicos que te lleguen.
- Responder es tomar una acción con cada correo una vez que los tengas procesados.
Pues bien, tu vida va a catapultarse a otro nivel cuando pongas en marcha en marcha esto que te voy a contar a continuación
Las imprescindibles carpetas
Vas a establecer un sistema de carpetas de 2 tipos:
- Procesamiento
- Almacenaje
Cuando te llega el correo a tu bandeja de entrada tienes que mandar cada correo una carpeta de procesamiento. Has de crear niveles de urgencia. Por ejemplo con números del 1 al 3, con claves tipo «caliente, templado, frío». De tal modo que vas a tener 3 carpetas de procesamiento con 3 niveles de urgencia.
En las carpetas de almacenaje en cambio, vas a guardar toda aquella información que no tienes que gestionar pero que quieres guardar. Por ejemplo imagina que quieres almacenar todas las ofertas que te van llegando de un proveedor concreto. Pues crea una carpeta de «ofertas» y tantas subcarpetas como proveedores quieras almacenar. Pero ahora viene lo mejor de todo.
No hace falta que leas los correos para mandarlos a la carpeta correspondiente, se pueden archivar solos. Te lo escribo otra vez porque igual no lo has asimilado bien:
No hace falta que leas los correos para mandarlos a la carpeta correspondiente porque se pueden archivar solos
Veremos como lograr que esta magia se lleve a cabo
Filtros o reglas
Dependiendo del gestor de e-mail que utilices puedes crear una serie de filtros o reglas (cada gestor lo llama de una manera).
Las reglas y filtros hacen que cada vez que entre un mensaje que provenga desde una cuenta de correo determinada se archiva automáticamente en la carpeta donde tu le has indicado que lo haga. También puedes hacerlo con el mensaje de «asunto». Cada vez que llegue un mensaje con la palabra o frase que elijas, irá directamente a la carpeta que corresponda.
Analiza la manera en la que te llegan los e-mails. Suele ser siempre la misma. Decide entonces en función del texto del asunto o del dominio que elijas (@noseque.com) donde se van a archivar esos correos.
Clica este enlace si trabajas con Gmail y este otro si lo haces con Outlook para que veas como se hace aunque hay cientos de tutoriales. Es sencillísimo.
Elige un día o una hora concreta para revisar cada carpeta
Este es otro buen consejo para la gestión correcta del correo electrónico. En función de la prioridad o importancia de cada carpeta, fija un determinado día o momento del día para revisar esas carpetas y su contenido. De este modo no te pasas el día revisando cada carpeta.
Los e-mails que tienes en las carpetas de arriba, las de prioridades, una vez que hayas realizado con ellos la gestión que corresponda, los mandas a las carpetas de almacenaje,
Trabajar por bloques
Decide trabajar por bloques de trabajo en lugar de ir de una acción a otra diferente todo el rato. Es decir, si has escogido las 5 de la tarde para revisar la carpeta de, por ejemplo «ofertas nacionales» hasta ese momento no te preocupes de esa carpeta. Una vez al día (o cuando hayas decidido) revisas todo lo que hay en ella.
Esto te va a ahorrar horas y horas de trabajo, créeme. Además mover e-mails es algo bastante tedioso, por tanto, mejor que lo haga una máquina antes que hacerlo nosotros ¿no crees?
Procesamiento manual
Ocurrirá que habrá muchos correos que no se han archivado de manera automática porque son puntuales. En ese caso, mándalos manualmente a la carpeta de procesamiento que corresponda en función de la urgencia. Pero esto hazlo de esta manera:
- Hazlo solo 2 veces al día. O las que elijas, pero no de manera constante. De este modo no te pasas el día moviendo y leyendo e-mails nuevos
- Leyendo los correos en diagonal. No entres en el detalle, en cuanto lo identifiques mándalo a la carpeta que corresponda y olvídate.
Rutina a seguir
Cuando abras el correo por la mañana, después de gestionar tus asuntos pendientes, la rutina será la siguiente:
- Abrir el correo.
- Darle al botón de enviar y recibir
- Leer en diagonal los correos no archivados automáticamente
- Ir a la carpeta de urgente que habrás llamado «Caliente» o como quieras y gestionar esos e-mails
- Después la templada
- La fría
Con esta gestión correcta del correo electrónico, tendrás la sensación de ser tú quien domina la situación y vas a disminuir el nivel de stress. El correo quita mucho tiempo. Llevara a cabo estas acciones te va a llevar quizá un mes hasta que la domines pero cuando lo tengas automatizado ya no podrás vivir sin ello.
Gestiones rápidas
Si la tarea que te pide el e-mail dura menos de un minuto no lo lleves a ninguna carpeta, gestiónalo directamente. Pero solamente si no tienes mucho lío de trabajo.
Un e-mail, una acción
Cuando abras la carpeta de caliente, templado o frío, cada correo que abras implica tomar una acción. Te digo esto porque antes seguro que te ocurría que te llegaba un correo que no te gustaba por lo tedioso y lo dejabas. Ahora no te queda otra que gestionarlo porque ya te lo has llevado a la carpeta que corresponde y hay que tomar acción. Hemos sitiado el cerebro y no le damos tiempo a hacernos caer en la tentación de procrastinar.
Enamórate de las plantillas
Crea todas las plantillas que puedas para evitar teclear siempre los mismos textos. Por ejemplo si pides muchas cotizaciones por e-mail, crea una plantilla donde figure el texto básico:
Estimado colaborador, ruego me envíen siguiente cotización lo antes posible:
- Número de pax:
- Fechas
- Destino:
- Régimen:
- Categoría de hoteles:
- Itinerario:
- Nota/observaciones:
Muchas gracias, un saludo
De este modo cada vez que tengas que enviar una cotización te vas a la plantilla de cotizaciones y haces un copia/pega con el texto. Esto es otra manera de ahorrar mucho tiempo. Además las plantillas tienen todos los datos para que no se te olvide nada.
Te dejo un tutorial de 2 minutos para que veas como archivar estas plantillas:
Escribe e-mails para poder recuperarlos
En lugar de reenviar e-mails, es preferible enviar correos independientes por cada acción a tomar.
Por ejemplo, un cliente te pide una cotización urgente. Se la envías respondiendo sobre el correo. Te pide alternativas. Se la envías sobre el anterior. Modifica las fechas. Luego una vez que acepta te manda los nombres, etc. Si por cada acción envías un mail independiente en lugar de responder siempre sobre el último, en un futuro, vas a poder encontrarlo mejor.
Esto es gracias a la búsqueda por palabras, porque en el asunto vas a poner el motivo de esa acción concreta en lugar de tener siempre el mismo asunto, es decir el del e-mail inicial.
La idea es simplificar los procesos para que todo sea más sencillo y ganes en horas para hacer cosas importantes como por ejemplo tomar decisiones importantes sobre tu negocio.
¿Practicas ya alguna de estas acciones?¿Puedes aportar tú alguna más que sea interesante para la gestión correcta del correo electrónico?